Beleid AVG – Stichting Jeugdbelangen Reusel Het bestuur heeft beleid opgesteld met betrekking tot de AVG en deze goedgekeurd. De coördinatoren bespreken dit met de werkgroepleden, zodat iedereen zich aan het het beleid kan houden. Elk jaar wordt de leiding van de pagatter- en themaweek geïnformeerd over het beleid met betrekking tot de privacy tijdens de jaarlijkse informatiebijeenkomst voorafgaand aan de vakantieweken. Het privacy beleid wordt opgenomen in de notulen/ verslag naar aanleiding van de informatiebijeenkomst voor de leiding pagatterweek. Deze wordt na deze bijeenkomst verstuurd aan alle leiding. Het privacy beleid wordt vermeld in het informatieboekje voor de leiding van de themaweek. Deze wordt tijdens de informatiebijeenkomst verstrekt. Op het inschrijfformulier voor de vakantieweken wordt verwezen naar het privacy beleid, welke op onze website te vinden is. Ouders kunnen hier het beleid inzien. Recht van betrokkenen. Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens). Betrokkenen hebben toestemming om alleen de eigen vooraf aangeleverde gegevens bij het secretariaat van Stichting Jeugdbelangen Reusel op te vragen. Dit betreft enkel digitale persoonsgegevens die met toestemming van de betrokkenen zijn verwerkt. Recht op vergetelheid. Op verzoek van de betrokkene wissen van zijn/haar persoonsgegevens. Recht op inzage. Betrokkenen mag opvragen welke gegevens van hem/haar opgenomen zijn in het databestand van Stichting Jeugdbelangen Reusel. Daarnaast hebben ze recht op inzage in het register van verwerkingsactiviteiten. Hierin staat uitgewerkt waarom gegevens verwerkt worden, welke persoonsgegevens verzameld worden, hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden, welke privacy rechten mensen hebben, dat de mensen recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Recht op rectificatie en aanvulling. Geeft betrokkenen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen. Recht op beperking van de verwerking. Gegevens zijn mogelijk onjuist. Gegevens zijn onrechtmatig. Gegevens zijn niet meer nodig. Betrokkenen maakt bezwaar. Recht bezwaar te maken tegen gegevensverwerking. Indien er bezwaar is tegen het verwerken van de persoonsgegevens van de betrokken dan stopt Stichting Jeugdbelangen Reusel met het verwerken van deze gegevens. Bezwaar dient digitaal ingediend te worden bij het secretariaat van Stichting Jeugdbelangen Reusel (administratie@sjbreusel.nl). Overzichten verwerken. Bijhouden van het register van verwerkingsactiviteiten. Register van verwerkingsactiviteiten. Naam en contactgegevens organisatie Stichting Jeugdbelangen Reusel (SJB) p.a. Leendestraat 15 5095 BE Hooge Mierde Contactpersoon: Annemarie Willems (secretaris) Telefoonnummer: 06-22646333 E-mailadres: administratie@sjbreusel.nl Website: www.sjbreusel.nl Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) Doelen gebruik persoonsgegevens/beschrijving categorieën personen/categorieën van de persoonsgegevens Gegevens ouders van/deelnemers (kinderen). NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, geslacht, groep (school), e-mailadres, bijzonderheden (algehele gezondheid, kind kenmerken of andere zaken waar de organisatie rekening mee dient te houden). Bereikbaarheid deelnemer; vooraf aan vakantieweken Stichting Jeugdbelangen Reusel bezoek leiding aan deelnemer. Bereikbaarheid ouders/verzorgers bij calamiteiten. Gegevens deelnemers worden gebruikt voor het indelen van evenwichtige heterogene groepen. Gegevens deelnemers worden gebruikt om de capaciteiten van de leiding in te zetten op de juiste groepen kijkend naar kindkenmerken. Het e-mailadres van de ouders/verzorgers van de deelnemers wordt gebruikt om te communiceren over activiteiten en/of financiële acties. Gegevens vrijwilligers (leiding). NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, e-mailadres. Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger voor uitvraag deelname vakantieweken , financiële acties en andere activiteiten. Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger bij afwezigheid of andere bijzonderheden. Gegevens vrijwilligers (organisatie). NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, e-mailadres. Communicatie in belang van de algemene organisatie. Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger voor uitvraag deelname vakantieweken, financiële acties en andere activiteiten. Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger bij afwezigheid of andere bijzonderheden. Gegevens huurders evenemententerrein De Wilgenspot. NAW gegevens, telefoonnummer, e-mailadres. Correspondentie of contact in verband met verhuur evenemententerrein De Wilgenspot. Foto’s. Gedurende onze activiteiten worden foto’s gemaakt. Dit zijn sfeerimpressie foto’s en groepsfoto’s. Enkel de sfeerimpressie foto’s worden gebruikt voor social media en de website van Stichting Jeugdbelangen Reusel. Hiervoor geven ouders/verzorgers/vrijwilligers vooraf schriftelijk toestemming door een handtekening te zetten onder het inschrijfformulier. Onze vrijwilligers worden erop geattendeerd dat ze zelf geen foto’s mogen maken van onze activiteiten en dat verspreiden hiervan niet toegestaan is. Bij het indienen van een verzoek tot verwijderen van foto’s op de website/social media wordt de foto direct verwijderd. Datum wissen persoonsgegevens. Inschrijfformulieren van deelnemers vakantieweken worden na 1 jaar vernietigd. Distributielijsten (e-mail) van hulpleiding, spelleiding, groepsleiding en, deelnemers worden na 1 jaar gewist. De papieren gegevensformulieren ten behoeve van functioneren vakantieweken worden 1 week na de themaweek door de algeheel coördinator ingeleverd bij het secretariaat en vernietigd. Categorieën van ontvangers aan wie uw persoonsgegevens verstrekt worden. Het secretariaat is in het bezit van alle gegevens. Algeheel coördinator themaweek en secretaris zijn tijdens de themaweek in het bezit van een papieren document met daarop de NAW gegevens, telefoonnummers, groepsnummer (tijdens themaweek) bijzonderheden van de deelnemers, vrijwilligers (leiding), vrijwilligers (organisatie), EHBO. Coördinator pagatterweek en secretaris zijn tijdens de pagatterweek in het bezit van een papieren document met daarop de NAW gegevens, telefoonnummers, groepsnummer (tijdens themaweek) bijzonderheden van de deelnemers, vrijwilligers (leiding), vrijwilligers (organisatie), EHBO. Groepsleiding van de themaweek is in het bezit van de NAW gegevens, telefoonnummers, groep (school) van de kinderen uit het te begeleiden groepje. Ook van bijzonderheden van deelnemers wordt de groepsleiding schriftelijk op de hoogte gebracht. Groepsleiding levert deze gegevens aan het einde van de vakantieweken in bij het secretariaat voor vernietiging. Data protection impact assesment (DPIA). Instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen om vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. Een DPIA moet uitgevoerd worden als de beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. Dit is van toepassing in de volgende gevallen: Systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueren, zoals profiling. Op grote schaal en systematisch mensen volgen in een publiek toegankelijk gebied. Op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken. De DPIA is niet van toepassing voor Stichting Jeugdbelangen Reusel. Privacy by design & privacy by default. Privacy by design. Bij ontwerp van producten en diensten ervoor zorgen dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Gegevens niet langer bewaren dan nodig. Privacy by default. Technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u, als standaard, alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld door: Een app die u aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registreren als dat niet nodig is op de website het vakje ‘ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken Als iemand zich op uw nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is. Toestemming gebruik persoonsgegevens voor organiseren themaweek en pagatterweek. Als ouders/ verzorgers het inschrijfformulieren van Stichting Jeugdbelangen Reusel ondertekend inleveren, geven zij toestemming om de gegevens te gebruiken voor het organiseren van de activiteiten waar de deelnemers voor ingeschreven worden. Indien de gegevens niet gebruikt mogen worden is deelname aan de activiteiten niet mogelijk. Toestemming gebruik persoonsgegevens vrijwilligers. Vrijwilligers worden bij aanmelding per e-mail gevraagd om op een aanmeldformulier de persoonsgegevens door te geven aan het secretariaat. Toestemming gebruik persoonsgegevens voor organiseren Halloween spooktocht. Het secretariaat van Stichting Jeugdbelangen Reusel is in het bezit van een beveiligde USB stick welke overgedragen wordt aan de coördinator van de Halloween spooktocht tijdens de voorbereiding van deze activiteit. Na afloop van de activiteit wordt de USB stick terug ingeleverd bij het secretariaat. Voor het organiseren van deze activiteit zijn wij in het bezit van de volgende gegevens: Naam deelnemer/vrijwilliger Leeftijd E-mailadres Telefoonnummer Bij aanmelding wordt de deelnemer/vrijwilliger middels een in te vullen formulier om toestemming gevraagd om deze gegevens te mogen gebruiken voor het organiseren van de Halloween Spooktocht. Daarnaast wordt ons beleid op fotogebruik kenbaar gemaakt aan de deelnemer/vrijwilliger. Dit formulier dient ondertekend retour gezonden te worden. Toestemming gebruik persoonsgegevens voor organiseren intocht Sinterklaas. Het secretariaat van Stichting Jeugdbelangen Reusel is in het bezit van een beveiligde USB stick welke overgedragen wordt aan de coördinator van de intocht van Sinterklaas tijdens de voorbereiding van deze activiteit. Na afloop van de activiteit wordt de USB stick terug ingeleverd bij het secretariaat. Voor het organiseren van deze activiteit zijn wij in het bezit van de volgende gegevens: Naam vrijwilliger Adresgegevens E-mailadres Telefoonnummer Bij aanmelding wordt de vrijwilliger middels een in te vullen formulier om toestemming gevraagd om deze gegevens te mogen gebruiken voor het organiseren van de intocht van Sinterklaas. Daarnaast wordt ons beleid op fotogebruik kenbaar gemaakt. Functionaris voor de gegevensbescherming. Meldplicht datalekken. Alle datalekken van Stichting Jeugdbelangen Reusel dienen direct per e-mail gemeld te worden bij het secretariaat van Stichting Jeugdbelangen Reusel (e-mailadres: administratie@sjbreusel.nl). Het secretariaat legt deze datalekken in een digitaal bestand vast. Indien er een datalek vastgesteld wordt zal het secretariaat hier direct verslag van leggen aan het bestuur van Stichting Jeugdbelangen Reusel. Binnen het bestuur zullen er gepaste maatregelen getroffen worden om toekomstige datalekken te voorkomen. Verwerkersovereenkomsten. Verwerkersovereenkomsten zijn niet van toepassing voor Stichting Jeugdbelangen Reusel. Leidende toezichthouder. Een leidend toezichthouder is niet van toepassing voor Stichting Jeugdbelangen Reusel. Toestemming. Middels het toestemmingsformulier zijn de betrokkenen geïnformeerd over het beleid met betrekking tot de wet op de privacy en zijn akkoord gegaan met onderstaande punten. Alle schriftelijke gegevens van deelnemer/vrijwilligers van alle activiteiten van Stichting Jeugdbelangen Reusel worden vernietigd. Deze gegevens worden wel verzameld in de database Acces op de beveiligde laptop van Stichting Jeugdbelangen Reusel voor het organiseren van een reünie. De back-up van het dataprogramma Acces staat op een beveiligde externe harde schijf en wordt op een andere locatie bewaard. De beveiligde USB sticks welke gebruikt worden voor het organiseren van diverse activiteiten worden na afloop van de activiteit ingeleverd bij het secretariaat. Niet relevante gegevens worden direct verwijderd. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de activiteit in de toekomst blijven op de USB stick staan. Alle inschrijfformulieren van deelnemers aan de vakantieweken van Stichting Jeugdbelangen Reusel worden 1 jaar bewaard. Middels dit inschrijfformulier kan aangetoond worden dat ouders/verzorgers van de deelnemer toestemming hebben gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens voor het organiseren van de activiteiten.